En PRN-fil indeholder instruktioner til en printer, som indeholder det indhold, der skal udskrives, antallet af sider, der skal udskrives, papirstørrelsen og den printerbakke, der skal bruges. Den oprettes ved at vælge "Udskriv til fil" i dialogboksen Udskriv i et Windows- eller MacOS-program. PRN-filer ligner PostScript-filer ( .PS ).
PRN-filer kan udskrives i Mac OS X ved at trække filen til skrivebordsprinterikonet. I Windows kan de udskrives ved at højreklikke på filen og vælge "Microsoft Office Document Imaging" (kun nogle versioner af PRN-filer til Microsoft Office Document Imaging). Du kan også åbne dem via kommandolinjen Windows. For at gøre dette skal du vælge "Kør" fra Startmenuen, skrive "cmd" og udfør følgende trin:
Hvis printeren er tilsluttet via USB, skal du skrive:
"COPY / B [filename.prn] \\ [Computernavn] \ [Shared Printer Name]"
Hvis printeren er tilsluttet via en ældre parallelportforbindelse, skal du skrive:
"COPY / B [filename.prn] LPT1:"
BEMÆRK: Indsæt ikke [parenteserne], når du skriver den egentlige kommando.
Du kan også omdøbe PRN-filen som en .XPS fil og åbn den med forskellige programmer, f.eks. Microsoft XPS Viewer, Pagemark XpsViewer og NiXPS View. Hvis du vil omdøbe filen, skal du vælge filnavnet og omdøbe .prn til .xps.
Du kan åbne en PRN-fil med et tekstredigeringsprogram, f.eks. Microsoft Notesblok eller Apple TextEdit. Filen lagrer den tekst, der skal udskrives som almindelig tekst, men udskrivningsinstruktionerne består af printerkoder, som ikke skal ændres, ellers vil du støde på printerfejl.